Un pedido pasa por siete etapas: consulta, búsqueda en inventario, propuesta, confirmación, preparación, embarque y recepción. Saber qué ocurre en cada una te permite anticipar tiempos y llegar con lo que hace falta en el momento correcto.

Lo escribimos porque la mayoría de los retrasos no vienen del material: vienen de un dato que faltó en la etapa anterior.

1. Consulta

Empieza cuando nos dices qué necesitas. Mientras más específico, más rápido avanza: diámetro, espesor mínimo, largo útil, volumen y destino. Con eso se puede buscar; sin eso, la conversación se alarga varios mensajes.

2. Búsqueda en inventario

Se revisa qué hay clasificado que cumpla tu requerimiento, en qué tonelaje y con qué características de largo y condición. El resultado no es un “sí hay”: es un tonelaje concreto con su descripción.

Si no existe la medida exacta, en esta etapa se te proponen alternativas que cumplan la función, en lugar de dejarte esperando.

3. Propuesta

Recibes la cotización con material, corte si aplica, carga, flete y el criterio de aceptación acordado. Debe traer vigencia y forma de pago.

Etapa	Qué necesitamos de ti
Consulta	Medida, volumen, destino
Propuesta	Confirmación del criterio de aceptación
Confirmación	Pedido y condiciones de pago
Preparación	Ventana de recepción del destino
Embarque	Contacto en sitio
Recepción	Persona con autoridad para firmar

4. Confirmación

Al aceptar, el material se aparta a tu nombre. Aquí se define la fecha de embarque en función de si requiere corte y de la unidad de transporte que admite tu destino.

5. Preparación

Se selecciona el material del lote clasificado, se corta si lo pediste y se revisa contra el criterio acordado antes de cargar. Es la etapa donde se evita el problema, no en la descarga.

6. Embarque

Se carga, se documenta y sale. Te confirmamos datos de la unidad y hora estimada de llegada para que el destino esté preparado.

7. Recepción

Se cuenta, se verifica por muestreo y se firma el documento de entrega. Si hay una diferencia, se anota en el mismo documento antes de firmar y se reporta el mismo día.

Qué hacemos con el material antes de que llegue a esta etapa está en la guía sobre qué hace VIGA con el material que recupera.

Dónde se pierde tiempo normalmente

Consulta sin espesor ni largo: obliga a varias idas y vueltas.
Criterio de aceptación sin acordar: aparece como discusión en la descarga.
Acceso del destino no descrito: se manda la unidad equivocada.
Ventana de recepción no avisada: la unidad llega fuera de horario.
Nadie designado para firmar: el camión espera.

Los cinco se evitan con información en la primera etapa. Si no sabes qué datos darnos, la lista está en qué datos necesita VIGA para encontrar tubería.

Preguntas frecuentes

¿Cuánto tarda todo el proceso?

Depende sobre todo de si el material requiere corte y del tipo de unidad que admita tu destino. Con medida, volumen, destino y ventana de recepción te damos una fecha comprometida desde la propuesta.

¿El material queda apartado al confirmar?

Sí, al aceptar la propuesta el material se aparta a tu nombre. Conviene revisar la vigencia de la cotización, porque el material recuperado rota.

¿Puedo cambiar la medida después de confirmar?

Se puede revisar, pero implica volver a la etapa de búsqueda en inventario y puede mover la fecha de embarque. Por eso conviene cerrar bien la medida en la consulta.

¿Qué pasa si mi obra se retrasa y no puedo recibir?

Se puede reprogramar avisando con tiempo. Lo mejor es dejar previsto desde el inicio cómo se manejan los cambios de fecha y qué ocurre si la unidad ya estaba asignada.

Arranquemos en la etapa uno

Danos diámetro, espesor, largo, volumen y destino. Con eso empezamos a buscar hoy mismo.

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